Procédure échange de produits

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Cette procédure consiste à faire un échange de produits reçu par le client qui ne lui convient pas. Le client n’est pas satisfait du produit qu’il a reçu, la taille ne lui convient pas ou il y a un défaut sur le produit.

La commande est payé et “terminé” mais le client souhaite échanger le produit. On veut renvoyer de nouveaux articles au client ainsi qu’un bon de retour (afin qu’il puisse nous renvoyer les articles qu’il ne veut pas garder). On utilisera essentiellement WooCommerce sur WordPress, où l’on va  dupliquer la commande pour renvoyer le/les nouveau(x) produit(s) au même client, puis “rembourser” la commande originale payée. Sur la nouvelle commande crée on retire les produits de base choisit par le client pour ajouter un ou plusieurs nouveaux produits.

Attention, il faudra impérativement veiller à ce qu’il n’y ai pas d’erreur de trésorerie. Faire attention lors de l’étape “remboursement de la commande originale” (voir ci-dessous). Chaque paiement doit correspondre parfaitement au montant d’une commande, nous y reviendront dans un autre article dédié aux questions de trésorerie.

Etape :

  • Demander un bon de retour à envoyer au client
  • Création de nouvelle commande
  • Ajout des produits à échanger
  • Mettre une note pour mémoriser l’échange avec numéro de commande
  • Remboursement de la commande originale

 

1ère étape : Demander un bon de retour à l’entreprise logistique Martelet, voir procédure “procédure envoi de bon de retour”

 

 

2eme étape : Création d’une nouvelle commande en dupliquant l’originale
  • Pour l’échange, il faut chercher le numéro de commande du client dans la barre “Recherche commandes” lorsque celle-ci apparaît, il faut dupliquer la Commande n°XXXXX originale.
  • Pour dupliquer une commande, il suffit de cliquer sur l’icone  + .

 

dupliquer

  • Lorsque la commande est dupliquée mettre dans la barre de recherche commandes l’adresse le mail du client afin que les 2 commandes apparaissent.
dupliquer 1
  • Lorsque cette étape est fait, vous aurez les 2 commandes, la commande originale avec le produit à retourner et la 2eme commande où il faut faire l’échange.
  • Ouvrir les 2 commandes dans une nouvelle fenêtre.
  • La 2eme commande a échangé sera automatiquement en attente, de ce fait, il est possible de le modifier.
Pour ajouter un ou des produit(s)
  • Pour modifier la commande en dessous à gauche, il y a : ajouter produit(s), cliquez sur ajouter produit(s), une nouvelle fenêtre s’ouvre.
  • Cliquez sur recherche de produits, et là il faut mettre UGS du produit afin que le produit apparaisse rapidement (soit la référence afin de trouver rapidement le produit à échanger) ensuite cliquer sur ajouter.
ajout produit
  • Puis on peut supprimer le produit de la Commande original sur la nouvelle commande, recalculer afin de faire apparaître la TVA du nouveau produit.
  • Si le produit est de même prix, cliquez sur recalculer et tout est bon.
  • Si le produit n’est pas au même prix, il faut prévenir le client qu’on lui envoie un lien de paiement car l’échange est plus cher que sa commande originale ( il y aura la procédure du lien de paiement dans un nouvel article)
  • soit l’échange est moins cher de ce fait il faut faire un remboursement (calculez la différence de prix et ne remboursez que la différence)
  • soit faire une remise pour la différence entre la commande originale et l’échange
Mettre une note pour suivre la commande
  • Dans ajouter une note à droite de l’écran, mettre “échange avec la commande XXXXXX” (soit le numéro de commande originale).
  • Si le produit est en stock, mettre en cours puis en préparation et voila la commande pourrait partir.
  • Par contre si la commande n’est pas en stock mettre sur en cours de réapprovisionnement.

 

3eme étape: Remboursement de la commande originale
  • Revenir sur la commande original et faire le remboursement manuel du produit afin que la comptabilité soit exacte.
  • Pour cela, cliquez sur remboursement en bas à gauche de la commande.
  • Consigne en image
remboursement
  • Ensuite quand toutes les cases se remplissent automatiquement, faire le remboursement.
Rappel:
  • Remboursement manuel = rembourser le produit pour que la somme soit reprise sur la nouvelle commande
  • La commande originale devrait être par exemple à 0€ et remboursement de la somme XXXXX soit 152.06€ remboursé
  • La nouvelle commande aura le même prix que la commande original soit tarif du produit avec TVA 152.06€.
  • Remboursement via Stripe = là c’est le client qui demande un remboursement et il faut cliquer sur Remboursement via Stripe.
A noter : Pour faciliter la recherche d’une commande soit à rembourser à échanger ou à modifier le plus simple c’est de faire une recherche avec le numéro de commande ou l’adresse mail du client.